Transformação digital nas empresas: o que é e como colocar em prática

Transformação digital nas empresas é o processo de utilizar tecnologias digitais para mudar a forma como o negócio opera, toma decisões e entrega valor aos clientes. Envolve pessoas, processos e dados, além da escolha e da integração de ferramentas.

Essa transformação pode aparecer na conexão entre vendas e atendimento, na reorganização de um serviço ou no acompanhamento de uma operação industrial. Seu alcance depende dos problemas e dos objetivos de cada empresa.

Uma organização pode ter vários sistemas e ainda depender de informações repetidas manualmente, aprovações sem responsáveis claros e relatórios que chegam tarde para orientar decisões. Nesse cenário, a evolução precisa considerar como o trabalho acontece entre as áreas.

Neste guia, você verá como identificar oportunidades, organizar prioridades e acompanhar os resultados da transformação digital.

O que você vai encontrar:

• O que é transformação digital nas empresas?
• Qual a diferença entre digitalização, automação e transformação digital?
• Quais áreas participam da transformação digital?
• Como a transformação digital acontece na indústria e na saúde?
• Como começar a transformação digital na empresa?
• Quais obstáculos precisam ser considerados?
• Como acompanhar os resultados da transformação digital?

O que é transformação digital nas empresas?

Transformação digital nas empresas é uma mudança na maneira de trabalhar e atender ao mercado, apoiada pelo uso de tecnologias e dados. Pode envolver a revisão de processos, a criação de serviços e a integração de atividades que antes funcionavam separadamente.

Segundo a IBM, em sua definição de transformação digital, esse movimento abrange mudanças no negócio e na gestão, incluindo a modernização de processos e da experiência do cliente.

Considere um exemplo hipotético: uma empresa recebe pedidos de orçamento pelo site, mas transfere os dados manualmente para uma planilha. O comercial precisa buscar informações em outros sistemas e o cliente não recebe uma previsão de retorno.

A transformação pode envolver a integração do formulário ao CRM, critérios de encaminhamento, responsáveis pelo atendimento e acompanhamento dos prazos. A tecnologia participa dessa mudança, mas seu funcionamento depende também da organização do processo.

O objetivo precisa ser observável: reduzir retrabalho, melhorar a continuidade do atendimento ou dar mais clareza sobre o andamento das solicitações.

Qual a diferença entre digitalização, automação e transformação digital?

Digitalização converte informações ou atividades para o ambiente digital; automação executa tarefas a partir de regras ou condições; transformação digital envolve mudanças mais amplas na operação e na entrega de valor.

Os três movimentos podem se complementar.

A terminologia pode variar entre fontes e organizações. Para avaliar uma iniciativa, vale perguntar o que ela muda no trabalho e qual necessidade pretende atender.

Digitalizar um documento pode facilitar o acesso. Se ninguém sabe qual versão está atualizada ou quem aprova alterações, a gestão dessa informação ainda precisa ser resolvida.

Da mesma forma, automatizar uma tarefa exige avaliar se as regras fazem sentido. Caso contrário, a ferramenta pode apenas repetir uma dificuldade com mais velocidade.

Quais áreas participam da transformação digital?

As áreas envolvidas dependem do processo que será transformado. Liderança, tecnologia, operação, atendimento, marketing e vendas podem precisar trabalhar em conjunto para definir prioridades e sustentar as mudanças.

Liderança e responsáveis pelos processos

A liderança ajuda a estabelecer objetivos, recursos e critérios de decisão. Os responsáveis pelos processos detalham como o trabalho acontece, quais dificuldades existem e o que precisa mudar.

Esse alinhamento permite relacionar o investimento às prioridades do negócio.

Tecnologia e dados

A área de tecnologia avalia integrações, infraestrutura, segurança e manutenção. A gestão dos dados precisa considerar sua origem, qualidade, atualização e condições de acesso.

Para uma informação orientar decisões, as pessoas também precisam compreender seu significado e suas limitações.

Equipes que executam o trabalho

Quem utiliza os sistemas e atende às solicitações ajuda a identificar dificuldades que podem não aparecer nos relatórios.

A participação dessas pessoas no desenho e nos testes permite avaliar se o novo processo funciona na rotina, incluindo exceções e situações de maior demanda.

Marketing, vendas e atendimento

Essas áreas participam da experiência que o público tem com a empresa. Uma campanha pode gerar contatos, mas a continuidade depende de como as informações chegam ao comercial e de como as solicitações são tratadas.

Nesse contexto, a transformação digital pode melhorar o registro do histórico, o encaminhamento e o aprendizado sobre dúvidas recorrentes.

Como a transformação digital acontece na indústria e na saúde?

Na indústria e na saúde, a transformação digital pode conectar informações, reorganizar atividades e melhorar o acesso a serviços. As prioridades e os cuidados variam conforme a operação, as pessoas envolvidas e as consequências dos possíveis erros.

Na indústria: conectar operação e informação

Uma empresa industrial pode integrar dados de produção, estoque e pedidos para melhorar a visibilidade sobre sua capacidade de entrega.

Um pedido recebido pelo comercial, por exemplo, pode depender da consulta à disponibilidade de materiais e à programação da produção. Quando essas informações estão desconectadas, a confirmação exige trocas manuais e pode ficar desatualizada.

A mudança envolve definir quais dados serão compartilhados, quem os mantém e como serão utilizados nas decisões.

Sensores, sistemas de gestão e ferramentas de análise podem participar desse trabalho. A inteligência artificial é uma possibilidade dentro desse conjunto, conforme a necessidade e as condições da empresa.

Na saúde: organizar acesso e continuidade

Em organizações de saúde, a transformação pode envolver agendamento, comunicação, registros e integração entre atividades administrativas e assistenciais.

Um serviço de agendamento digital, por exemplo, precisa considerar disponibilidade, orientações ao usuário e alternativas de acesso. A implantação também exige avaliar como a equipe recebe e acompanha as solicitações.

As particularidades desse processo são aprofundadas no nosso artigo sobre transformação digital na saúde.

Na comunicação: aproximar a informação da necessidade do público

A presença de canais digitais amplia as possibilidades de contato, mas também exige coerência entre o que é comunicado e o que a operação consegue oferecer.

Na saúde, isso inclui compreender os públicos e organizar mensagens adequadas às suas necessidades. Nosso conteúdo sobre estratégias para o setor da saúde aprofunda essa discussão.

Já a aplicação dos canais no relacionamento pode ser explorada no artigo sobre marketing digital na saúde.

Essas frentes se conectam quando a informação oferecida ao público encontra continuidade no atendimento e na prestação do serviço.

Como começar a transformação digital na empresa?

Comece por um problema delimitado, registre como o processo funciona hoje e defina o resultado esperado. Depois, avalie as mudanças de trabalho e os recursos necessários para testá-las.

1. Identifique uma dificuldade relevante

Escolha uma situação que afete o cliente, a equipe ou os resultados do negócio.

Pode ser o retrabalho no cadastro, a demora para responder a solicitações ou a dificuldade de consultar informações confiáveis.

Descreva onde o problema acontece e quem é afetado. Isso ajuda a evitar uma seleção de ferramentas sem finalidade definida.

2. Mapeie o processo atual

Registre as etapas, as pessoas envolvidas, os sistemas utilizados e as transferências de informação.

Observe também as exceções. Como a equipe age quando faltam dados, quando um responsável está ausente ou quando uma solicitação chega por outro canal?

Esse levantamento mostra quais dificuldades dependem de tecnologia e quais exigem revisão de responsabilidades ou regras.

3. Defina o resultado e a referência inicial

Escolha como o avanço será avaliado e registre a situação anterior à mudança.

Se a prioridade é reduzir o tempo de atendimento, defina o início e o fim da medição. Se é diminuir retrabalho, estabeleça quais ocorrências serão registradas.

4. Avalie ferramentas, integrações e custo de operação

Compare as opções a partir dos requisitos do processo. Considere integração com sistemas existentes, facilidade de uso, segurança, manutenção e suporte.

Inclua na avaliação o esforço de implantação, treinamento e atualização. O custo da operação pode ir além da assinatura da ferramenta.

5. Prepare a equipe e teste em um recorte

Explique o que muda, quem será responsável e como as dúvidas serão tratadas.

Um piloto em uma unidade, equipe ou tipo de solicitação permite observar o funcionamento antes de ampliar o uso.

6. Revise os resultados e ajuste

Compare o que aconteceu com o objetivo definido. Registre dificuldades, efeitos não previstos e pontos que exigem correção.

A ampliação deve considerar as evidências do teste e a capacidade de manter o processo funcionando.

Quais obstáculos precisam ser considerados?

Entre os obstáculos estão a falta de competências, a dificuldade de integrar sistemas, a qualidade dos dados e a ausência de tempo ou recursos para sustentar a mudança.

A OCDE, em sua análise sobre digitalização de pequenas e médias empresas, destaca barreiras relacionadas a competências digitais e infraestrutura, além de diferenças na adoção de sistemas que integram processos de negócio.

Na prática, alguns pontos merecem atenção:

A segurança precisa fazer parte do desenho da iniciativa, considerando os dados e sistemas envolvidos. Também é importante planejar alternativas para indisponibilidades e dificuldades de uso.

Como acompanhar os resultados da transformação digital?

Acompanhe os resultados com indicadores ligados ao problema escolhido, combinando desempenho do processo, qualidade e experiência de uso.

Quantidade de ferramentas contratadas ou de pessoas treinadas ajuda a descrever a implantação. Para avaliar o resultado, é necessário observar o que mudou na rotina.

Um processo mais rápido pode gerar mais correções. Por isso, tempo e qualidade precisam ser analisados juntos.

A comparação também deve considerar o contexto. Mudanças no volume de solicitações, na equipe ou no perfil dos clientes podem influenciar o resultado.

Ao final de cada ciclo, a empresa pode revisar três pontos: o que melhorou, quais dificuldades permanecem e qual mudança merece prioridade.

A transformação digital nas empresas se desenvolve quando tecnologia, pessoas e processos passam a resolver necessidades concretas de forma mais integrada. Começar com um objetivo claro e acompanhar o uso ajuda a orientar os próximos investimentos.

Na comunicação e no relacionamento com o mercado, esse trabalho envolve entender como o público busca informações e o que acontece depois do primeiro contato.

Se sua empresa está revendo essa jornada, converse com a DIWE sobre como conectar estratégia, comunicação e experiência digital às prioridades do negócio.

DIWE