Processo não é rotina (e como você pode diferenciar um e outro)

A pessoa que disse que a prática leva a perfeição deveria estar em completa confusão mental! Nós humanos podemos não ser perfeitos, até porque não somos máquinas, mas podemos dizer que a prática nos faz ficar melhor naquilo que fazemos com certa frequência!

Ficamos bons em uma coisa somente quando começamos a fazer de maneira repetida, sem adicionar ou mudar algo. Ou seja, quando entramos em uma rotina.

Se assumirmos a possibilidade de que todas as empresas hoje desenvolvem atividades que precisam ser executadas de uma mesma forma, diariamente, e que esta rotina pode ser totalmente estressante, talvez seja comum ver gestores tornando-se verdadeiros bombeiros, somente solucionando problemas emergenciais. O que não é um bom cenário.

Gerenciar nossa rotina não é algo tão simples quanto pensamos, mas isso não quer dizer que seja impossível! Este gerenciamento contribui para um mapeamento de todas nossas atividades e operações diárias, tendo consigo, ao mesmo tempo, o papel transmissor do que se trata da rotina de cada processo.

Hoje muito se fala em processos, pessoas, tecnologia, rotina e a gestão em torno dos mesmos. Seguindo por este raciocínio, vale ressaltar que as empresas estão cada vez mais focadas nos resultados e, além de números/dados, a busca por um resultado positivo pode se tornar um desafio – até porque só os alcançamos quando atingimos as metas. Mas atingi-las está muito atrelado à dois fatores principais: a capacidade individual e da empresa como um todo.

Mas afinal, o que é uma Rotina?

Rotina, em poucas palavras, pode ser vista como algo feito sempre do mesmo modo, com as mesmas características de todas as outras vezes. Mas às vezes, ela também pode ter o cunho de acomodação: a partir do momento em que fazer algo já se torna confortável não pela entrega, mas sim pelo sentimento que isso traz. A mudança neste quesito torna-se desconfortável pelo simples fato do costume das realizações.

Muitas vezes as 8 horas diárias parecem ser insuficientes para solucionar tudo que temos que fazer. Mas será que fazer horas extras e levar projetos pra casa constantemente nos torna profissionais mais produtivos? Se sua reposta foi sim, sinto em te falar, mas você tem um pequeno problema para resolver!

Fazer este tipo de coisa, de jeito nenhum será a solução para uma falta de organização em sua rotina e, consequentemente, seus processos.

De acordo com o livro Vida organizada, há três atitudes que podem auxiliar na organização da sua rotina:

1. Planejar seu tempo

Muitas vezes, pendemos quase que totalmente ao pensamento mais simples do planejamento, que é: lotar todas as suas horas de trabalho com atividades pré-definidas. Mas e se acontece algum imprevisto ou surge uma nova demanda?!

Ficamos totalmente perdidos ao ponto de não saber priorizar. O ideal seria planejar 70% do dia, com atividades pontuais e rotineiras, e os outros 30% deixarmos livre para possíveis imprevistos (ou até para tomar um cafezinho no corredor).

2. Apostar em dosagem

É preciso organizar o seu tempo conforme ordem de prioridade, mas antes disso, também é necessário ter um processo para direcionar os seus afazeres. Por exemplo, se por algum motivo sua segunda foi cheia de compromissos fora da empresa, saiba delimitar um tempo maior nos próximos dias para as realizações internas que foram deixadas para trás. Tendo este controle, será mais fácil o acompanhamento das demandas e de sua produtividade.

3. Separar sua vida pessoal da profissional

Criamos um conflito interno que está envolvendo ambas as partes, mas talvez a culpa não seja 100% nossa. Não quero dizer que temos que ser engessados no trabalho, comentando somente sobre o que cabe dentro da empresa. Momentos de distração servem para relaxar e são totalmente essenciais para que sua mente trabalhe da forma mais saudável possível.

E os processos?

Você já parou para refletir se os seus processos estão acompanhando as demandas da sua equipe? Qual foi a última vez que os revisou? Indo mais a fundo: você entende realmente o que é um processo e porque deve usá-lo? Se você já se fez alguma dessas perguntas, está no caminho certo.

Processos são tudo o que ocorre através de uma sequência de ações. Se pararmos para pensar, até a atividade mais simples que seja, como a de fritar ovos, pontuadas em ações práticas, resultará num produto final, que tanto pode ser um ovo frito ou um omelete, assim queira.

Outro exemplo é a compra em um e-commerce. Algumas das etapas do processo estão bem visíveis para nós, como: escolher o produto, colocar no carrinho, ver recomendações do vendedor, preenchimentos de dados pessoais e tudo mais. A outra parte não tão visível é a aprovação de compra pela sua operadora, a entrega para os correios e até a entrega até você. Sabendo disto, todas essas ações fazem parte de um processo de compra que somando as ações mais agregações de valores, resultam em sua compra realizada com sucesso!

Entradas, transformações e saídas

“Se começarmos a classificar as atividades de um processo veremos que ele possui, claramente, aos menos três divisões.” Livro, Gestão de processos.P.13

Todos os processos, por obrigação, devem deixar claro a percepção de valor, o que significa que a saída deve ter maior valor que as entradas. Valores estes que podem ser unidos de etapa em etapa, o que faz com que o negócio ou nossa estratégia aconteça. Mas o que isso quer dizer?

entradas-transformacoes-e-saidas

Da maneira que falei acima deve ter ficado um pensamento bem obscuro, mas a representação na imagem acima vem para fechar o nosso raciocínio.

Utilizando de exemplo algo que faço, vamos imaginar a produção de uma simples Landing Page. Digamos que a matéria prima para nossa elaboração seja o briefing do cliente. Antes de chegar a segunda etapa do processo, vale ressaltar que este exercício da montagem do briefing pode ter sido com a ajuda de um checklist.

Seguindo com o nosso raciocínio, chega uma das etapas mais importantes, que é: a produção – onde iremos entender o real objetivo dessa peça, avaliar os quesitos impostos pelo cliente, organizar todas as nossas ideias com foco em algo que nos traga resultado, e assim por diante. Mas essa parte não serve apenas dar forma e, sim, também adicionar valores que vão nos trazer benefícios logo adiante nas próximas etapas.

Vamos continuar com o checklist, já que acredito que ele não serve somente para fazer checking quando algo foi feito de maneira “correta”. No caso ele vai nos auxiliar, ou melhor dizendo, nos orientar no que deve ser feito, para que saiamos desse turbilhão de ideias e entremos em um objetivo totalmente focados e orientados.

Imagine que temos passos a seguir:

  • Ler o briefing;
  • Separar informações “valiosas”;
  • Detalhar o conteúdo;
  • Estudar referências;
  • Escolher cores a ser utilizadas;
  • Escolher tipografias;
  • Analisar identidade visual do cliente;
  • Fazer um raff;
  • Idealizar um wireframe;
  • Montar o layout;
  • Enviar para aprovação;
  • Realizar alterações (caso solicitadas);
  • Validar as informações;
  • Programar o código;
  • Inserir links;
  • Liberar para acesso dos navegadores.

Tais passos devem ser discriminados de maneira com que seus colaboradores entendam e consigam reproduzir algo seguindo-os, como se fossem pegadas, porém, livre para escolher como fazer isso.

Parece óbvio, não é? E de fato, é! O que devemos levar em conta é como estes processos estão sendo monitorados e como estão sendo interpretados os seus dados. Isso vai poder nos apontar melhorias futuras para ele.

E todos os processos remetem apenas a sua produção. Depois de uma peça pronta, ainda é preciso pensar em distribuição, divulgação e, para produtos/soluções vendáveis, o processo de vendas em si.

Outro ponto importante é que processos existem para serem usados. Não adianta ter tudo registrado em plataformas e ninguém utilizar. Afinal, você só saberá se algo funciona mesmo se os seus profissionais (e você próprio) testar.

Esteja pronto para inovar e mudar sua forma de trabalhar

Quis trazer um pouco das diversidades sobre conceitos e tomadas de decisões práticas com relação a processos e rotina. Informações que são essenciais para a tomada de qualquer decisão.

Mas sobretudo, também é essencial pensar que processos não são eternos. Eles precisam de movimentos e mudanças constantes para continuarem a fazer sentido para a sua equipe (e a trazer resultados). Afinal, se pessoas mudam, e elas são o seu foco, porque seus processos permaneceriam os mesmos sempre?

Estar em constante mudanças nos leva somente a melhores lugares, sair do conceito e ir para a prática talvez seja a travinha que nos impede de alcançar estágios antes inimagináveis. Esse incomodo de sair e se aventurar no digital é constante, mas ficar no cenário atual da mesma maneira que vivíamos há 10 anos atrás, não funciona mais.

Vivamos o hoje, o agora chegou!

Equipe Diwe

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