Como calcular o seu time de marketing: orçamento, quantidade de profissionais e custos

É melhor contratar uma agência ou trabalhar com o time de marketing interno? Essa é uma dúvida comum entre os gestores de marketing. Embora não seja difícil pensar em uma estrutura mínima da equipe de operações de marketing, não é uma tarefa simples calcular quantas pessoas você precisa.

Em alguns casos, o tamanho da equipe só é questionado quando se avalia os orçamentos de marketing ou quando surge uma grande demanda prioritária.

Os avanços tecnológicos favoreceram a automação do marketing, porém isso não quer dizer que as equipes devem se limitar a 2 ou 3 pessoas. Afinal, as atividades operacionais do marketing envolvem as operações de vendas, análise de dados, elaboração de relatórios, planejamento e sistemas de marketing. 

Você pode conhecer grandes empresas operando com um time interno reduzido ou pequenos negócios trabalhando com uma equipe robusta. Isso ocorre porque não é o tamanho da empresa o fator determinante para  a tomada de decisão em contratar uma empresa de marketing digital ou trabalhar com o time interno.

Como calcular o tamanho do Time de Marketing?

Você já calculou quanto custa a manutenção do seu time de marketing? A quantidade de profissionais necessários para as ações de marketing? Quais as competências mínimas para iniciativas pontuais? A quantidade de horas trabalhadas dedicadas ao projeto? Nem todo gerente de marketing consegue responder a estas questões, e talvez a busca por estas respostas levou você até aqui.

A análise aprofundada destas questões é delicada, pois não envolve um único fator. O comparativo com as decisões tomadas por outras empresas concorrentes também não é o caminho seguro.

Abaixo você pode ver alguns fatores a serem considerados para saber qual o tamanho do time de marketing você precisa:

• Tamanho atual da equipe de marketing
• Tamanho da empresa por funcionários
• Receita anual
• % da Receita dedicado ao Marketing
• Orçamento de Marketing
• Operações de Vendas
• Operações de Receita
• Tamanho do Banco de Dados (Registros de contatos x clientes x produtos)
• Tamanho da Equipe de Geração de Demanda
• Equipe Global
• Data Warehouse de Marketing

Seguindo as melhores práticas do mercado, a DIWE levantou algumas variáveis a serem consideradas em alguns desses fatores. Essas variáveis tratam-se de estimativas aproximadas para criar um método de cálculo do time de marketing.

A DIWE acredita que essas estimativas, ou base de cálculo, serão úteis aos nossos clientes ou parceiros de negócios, por estarem em conformidade com a realidade atual do negócio que operam. Entretanto, as estimativas podem não refletir a realidade absoluta do negócio.

Vamos conhecer como essas estimativas criaram uma regra básica para o método do cálculo.

Regras básicas para o método do cálculo

O parâmetro a ser considerado no cálculo é o FTE (full time equivalent). O FTE é um indicador para mensurar o número de horas úteis que um profissional precisa para executar uma atividade. O FTE considera o tempo para o café, a interação com os colegas e as pausas para descanso.

A partir dele, consideramos uma estimativa aproximada para algumas questões, que leva em conta a necessidade de pessoa FTE:

• Tamanho da equipe de marketing - você precisa de pelo menos uma pessoa para cada 8 profissionais de marketing;
• Operações de Vendas - se você tiver uma equipe de operações de vendas, precisa de pelo menos uma pessoa na integração e relacionamento;
• Operações de Receita -  se você tiver operações de receita, precisa de uma pessoa;
• Tamanho do Banco de Dados (Registros de contatos x clientes x produtos) - necessário ao menos um pessoa para cada milhão de registros.
• Tamanho da Equipe de Geração de Demanda - Uma pessoa para cada 5 profissionais de marketing;
• Equipe Global - necessário pelo menos duas pessoas para se ter uma Equipe Global;
• Data Warehouse de Marketing - Pelo menos uma pessoa deve gerenciar a conexão do banco de dados com outros sistemas.

Todos estes fatores estão em uma calculadora que você pode ajustar conforme o perfil da sua empresa. Podemos falar mais dela a seguir.

Apresentando a Calculadora do Time de Marketing

A calculadora é uma tabela de dados. Você insere as informações de acordo com o perfil da empresa e do projeto. Considerando os fatores essenciais pontuados acima.

A finalidade da Calculadora é ajudar você na decisão de contratar uma empresa de marketing ou operar com a equipe interna. De forma personalizada, você consegue dimensionar, quantitativamente, o melhor direcionamento para esta questão.

Ao inserir as informações, automaticamente, os resultados aparecem. A calculadora revela, por meio de uma tabela, um comparativo entre os custos destinados a contratação de empresa de marketing digital e os custos para operacionalizar a ação internamente.

Com estes dados em mãos, fica mais fácil apresentar aos executivos os motivos que levaram a sua equipe a destinar o orçamento para a contratação de um parceiro de negócios, ou a preferência em atender a demanda com a equipe interna. 

Quais os resultados obtidos a partir da calculadora?

Inicialmente, é importante que cada organização conheça o seu próprio negócio. Cada empresa tem suas particularidades, podendo variar a quantidade de funcionários e as competências disponíveis no time. Por isso, conhecer o seu negócio e a sua operação fornece uma dimensão adequada de quantas horas produtivas a sua empresa realmente possui.

A calculadora entrega alguns resultados que podem ser úteis para a tomada de decisão:

Descobrir o custo por profissional

Cada profissional da equipe de marketing possui um salário diferenciado, variando conforme competências e cargo. Entretanto, além do salário, existe uma série de encargos que envolvem cada pessoa. 

O que isso quer dizer? A fim de garantir o bem estar do profissional, as empresas oferecem uma gama de benefícios, incluindo: alimentação, transporte, plano de saúde, plano dental, bolsa de estudos, auxílio academia e auxílio creche. Fora os encargos obrigatórios, como: férias, décimo terceiro, INSS e FGTS.

Em alguns casos, o valor dos benefícios podem ser equivalentes a 50% ou 100% do valor salarial.

Avaliar se o tamanho da equipe é adequado

As atividades internas de marketing por si só possuem um obstáculo. Os profissionais acumulam uma dupla função. Rotineiramente, eles exercem suas atividades de marketing interna. Em contrapartida, pontualmente, são realocados para ações de marketing em proporção maior, sem deixar de cumprir as obrigações do fluxo de trabalho rotineiro.

Esse acúmulo de função pode deixar um gap crucial para o sucesso da campanha. 

A calculadora mostra o resultado da seguinte forma, se uma iniciativa exige 4 horas de trabalho por dia, no final do mês, a equipe precisa ter disponível 640 horas. Entretanto, se a partir das informações fornecidas na calculadora, você descobriu que a sua equipe possui 1344 horas úteis, isso significa que uma única iniciativa necessita alocar 48% da sua equipe.

Você pode colocar na balança essa análise percentual e confirmar que internamente a empresa conseguirá abraçar a campanha, ou avaliar ser mais assertivo contratar uma empresa e garantir que os profissionais internos estejam destinados para o fluxo de trabalho usual.

Comparar os valores do time interno com uma agência de sua escolha

Além dos dados do seu negócio e da equipe interna, a calculadora oferece a flexibilidade de você realizar um comparativo com a agência de sua preferência. O comparativo pode ser feito de forma bem simples. Basta preencher as informações da calculadora da agência, ou seja, os valores praticados por ela.

Sob uma ótica de custos, o comparativo revela se trabalhar com o time internamente é mais econômico ou não. O interessante é que esse comparativo poderá ser realizado considerando os custos mensais, trimestrais ou até mesmo anuais. A curto prazo, financeiramente, pode não ser vantajoso contratar uma empresa de marketing digital, mas você terá a oportunidade de avaliar a médio e longo prazo.

Como utilizar a calculadora?

Que tal testar esta ferramenta? A Calculadora do Time de Marketing foi desenvolvida por um time de especialistas da DIWE. Ela é destinada às empresas que querem tomar decisões precisas sobre como operar o marketing do seu negócio. Faça o teste você também!

1 - Acesso:

Para utilizar a Calculadora é necessário clicar neste link:  Calculadora do Time de Marketing.

2 -  Preenchimento das informações:

Preencha todos os campos destacados em azul claro. Em alguns campos é necessário responder apenas SIM ou NÃO. Conforme indicado na imagem.

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Na primeira etapa de preenchimento você deve inserir informações sobre o seu negócio, como receita anual e receita dedicada ao marketing. Esse é o momento de entender a estrutura da operação da empresa.

Na segunda etapa você deve preencher as competências mínimas para um time de marketing. Você também deve alterar conforme a realidade da sua empresa, inclusive, considere a correção do salário para ser compatível com o que é ofertado.

Após este preenchimento você vai descobrir o Custo total por profissional (R$), as Horas úteis trabalhadas e o Custo por hora (R$).

Na terceira etapa você vai identificar a quantidade (em percentual) do time interno alocado para ações de marketing.

Na quarta e última etapa a calculadora apresenta os comparativos entre os custos da agência e do time interno. Nesta etapa, você deve inserir os custos praticados pela empresa de marketing de sua preferência. Com estes dados, mais as informações preenchidas anteriormente, lado a lado, você poderá avaliar qual a opção deseja escolher. É nesse momento que você verá os custos e confirmar: será que vale a pena contratar uma empresa de marketing digital e realizar a iniciativa de marketing com a equipe interna?

Se nas colunas “Economia com Interno” em reais ($) e porcentagem (%) os resultados ficarem negativos ou em vermelho, sem dúvidas a resposta é: Contrate uma empresa de Marketing Digital! 

Vale lembrar!

A calculadora não prevê outras questões vitais para o funcionamento interno de uma equipe de marketing. Quando uma organização contrata parceiros de negócios, como a DIWE, para as ações de marketing da sua empresa, ela deve se atentar que essa escolha elimina os investimentos destinados à gestão de pessoas, como: recrutamento, seleção, onboarding e manutenção do profissional, para que ele não saia na primeira oferta da concorrência.

A calculadora também não compara a complexidade do trabalho entregue. Às vezes, a agência realiza entrega de conteúdos ricos robustos, enquanto a equipe interna, por falta de tempo, pode entregar informativos mais simples.

Executar internamente ou contratar uma empresa de marketing digital?

Em linhas gerais, qualquer opção escolhida trará vantagens. Vale a cada gestor avaliar para onde deseja conduzir a companhia. E assim, analisar além dos dados quantitativos, obtidos por meio da calculadora, inserir na balança as questões qualitativas, como benefícios contidos em cada escolha.

Veja abaixo quais os benefícios cada escolha traz:

Benefícios em executar internamente

1. Os profissionais estão disponíveis a qualquer momento, sem negociação de valores;
2. Não precisa construir um relacionamento inicial para apresentar dores e necessidades;
3. O custo a longo prazo é menor;
4. O talento pode não ter as habilidades certas, mas custa menos;
5. O custo para desenvolver talentos internos pode ser o mesmo que contratar uma empresa, o desafio é mantê-los.

Benefícios em contratar uma agência

1. Facilidade de escalar o negócio;
2. Praticidade em trocar profissionais, em caso de conflitos;
3. Possuir profissionais dedicados exclusivamente a entrega.

As empresas que oferecem serviço de marketing digital possuem em seu DNA o desejo constante de capacitação nesta área. Os profissionais são dedicados, exclusivamente, em atender aos clientes e oferecer uma entrega de valor. O time de marketing está sempre atento às novidades do mercado e busca conhecimento sobre as novas metodologias de sucesso.

Por isso, não é incomum identificar que internamente a quantidade de profissionais destinados a uma ação de marketing é superior ao número de profissionais que uma empresa de marketing digital destina para a mesma atividade. Isso acontece pois um único profissional consegue se capacitar em atividades mais abrangentes. Afinal, ele é dedicado unicamente para as iniciativas de marketing dos seus clientes.

Eu sei que você deve está se perguntando: mas se a equipe interna não consegue atender a campanha, a solução não seria contratar mais profissionais? É exatamente esta perspectiva que a calculadora vai entregar para você. Em alguns casos, esta pode ser sim a resposta. Entretanto, deve ser avaliado se vale a pena manter profissionais ociosos no intervalo entre as ações de marketing.

Profissionais internos x Profissionais DIWE

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Vamos a um exemplo! Não é incomum o time da DIWE contar com menos profissionais que o time interno da sua empresa e, ainda assim, possuir o mesmo perfil de competências. E é fácil explicar o motivo.

Se para rodar um campanha, o time interno de marketing necessita dos profissionais de Inbound Marketing e Análise de dados, na equipe DIWE, o Planner Estratégico atende a mesma demanda. Como suporte substancial, o analista de mídia de performance também analisa dados. As funções se sobrepõem, fortalecendo o trabalho e proporcionando agilidade na entrega.

Benefícios a mais encontrados por quem contrata a DIWE

Obter todos os benefícios abaixo contratando uma única oferta:

1. O Squad Dedicado MARKETING é uma solução que conta com uma equipe de profissionais altamente capacitados e experientes, com conhecimento em diversas áreas de marketing, como SEO, mídias sociais, marketing de conteúdo e email marketing;
2. O Squad Dedicado DADOS é uma solução composta por profissionais altamente capacitados e experientes, com conhecimento em diversas áreas de análise de dados, como business intelligence, análise preditiva e big data;
3. O Squad Dedicado TECH é uma solução composta por profissionais altamente capacitados e experientes, com conhecimento em diversas tecnologias e metodologias ágeis.

Fique à vontade para sua tomada de decisão! Mas caso queira conhecer a DIWE e a metodologia exclusiva Profound^TM, aguardamos o seu contato!

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